一、明德楼第一、第二会议室、文学院报告厅及接待室、图书馆报告厅及接待室由学校办公室统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护（其它各院系、职能部门掌管的会议室不在此列）。

二、为保证校领导的会议安排，第一会议室原则上不安排部门会议。

三、使用学校会议室、报告厅及接待室需提前申请，认真填写《湖北工程学院会议室 报告厅使用申请表》，由会议承办部门指定人员，在会前与学校办公室联系，办理预约手续。办公室按照“院系、部门会议服从校级会议，先申请先使用”的原则统筹安排。

四、校级会议由学校办公室安排工作人员做好会议服务工作，部门会议请自行做好会议服务工作。

五、使用会议室时，爱护室内各种设施，未经学校办公室同意，不得改变会议室设备设施的位置，不得将会议室物品携出室外。在会议室悬挂、张贴标语条幅，须在学校办公室专人指导下进行，并在会后及时撤除，以保持墙面整洁。

六、会议主办部门工作人员应提前到达会场，做好会场布置及安全保卫等准备工作；会后做好清场保洁工作，关闭音响设备、空调、日光灯、饮水机等电源，关好门窗。

学校办公室

2012年3月2日

附：   /bgs/xiaoban/uploads/soft/160427/2-16042G04256.doc

(责任编辑：WJH)