第一章 总 则

第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》制订本办法。

第二条 凡我校在党政、教学、科研、基建仪器设备、产品、生产、出版、外事、财会等活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属我校档案。

第三条 档案工作是我校的一项重要的基础工作，是提高我校科学管理水平的重要措施，是维护学校历史真实面貌的重要事业，各级领导要用战略的眼光和现代管理的观念，充分认识档案工作的意义和作用，加强对档案工作的领导。

第二章 档案机构和档案工作人员

第四条 综合档案室是学校的一个职能机构，在校办的领导下，负责全校档案工作，对全校档案的收集、整理、立卷、保管和档案的开放利用实行集中统一管理。

第五条 各处（室）系、部、馆等立案单位应明确一名负责同志主管本单位的档案工作，同时要配备兼职档案员，具体负责本单位档案的收集、管理和按规定向综合档案室移交档案的工作。

第六条 综合档案室的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定、规划全校档案工作；

（二）制订全校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的利用工作；

（五）编辑档案资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）主动积极开展多方面的协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校兼职档案人员的业务培训；

（八）开展全校档案定期检查和评比活动；

（九）开展档案的宣传工作。

第七条 立卷部门兼职档案员的任务：

（一）负责本部门文件材料的组卷档案；

（二）保证校综合档案工作的规章制度在本部门的贯彻执行。

第八条 档案工作人员，必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策、热爱档案事业、忠于职守、遵守纪律、努力学习档案业务知识。

第九条 档案工作人员应保持相对的稳定，对有业务职能的档案人员，在调离档案工作时，应征得授予职称的档案业务管理机关同意。第三章 文件材料的归档

第十条 我校最基本的归档制度是“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即把档案工作纳入到各单位的工作计划和规章制度；纳入到教学、科研、党政工作的具体管理工作；纳入到管理人员的职责范围。“四同步”即布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十一条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制，即凡部门、课题组形成的具有保存价值的文件材料，由立卷人按文件材料的自然形成规章，加以系统整理组卷，编排件号、页号、填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查，领导审批，装订后向综合档案室移交，同时履行移交签字手续。

第十二条 综合档案室接收档案，应符合下列要求：

（一）归档的文件材料（包括纸质、照片、录像带等各种载体形式）应完整、准确、系统、按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，填清密绝程度，分类整理、立卷；

（二）归档的文件材料应质地优良、书写工整、声像清晰，符合归档要求；

（三）要认真填写案卷目录一式二份，案卷标题要简明确切，文字工整、清晰；

（四）案卷内不得有订书钉之类铁质物，不得有铅笔、圆珠笔、彩色笔等之类褪色墨汁的字迹（包括领导的签批），也不得用复写纸写。

第十三条 文件材料的立卷归档单位及归档范围

（一）党群类：由党群各部门立卷归档。归档范围见《湖北工程学院文书档案归档范围和保管期限规定》

（二）行政类：由行政部门立卷归档。归档范围见《湖北工程学院文书档案归档范围和保管期限规定》

（三）教学类：由教务处、学工处、成教处、电教科负责立卷归档。归档范围见国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》〔1987〕教办字016号文件执行。

（四）基本建设类：由基建科负责立卷归档。归档范围按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1998〕4号文件）执行。

（五）仪器设备类：由设备科（处）负责立卷归档。归档范围主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在1.5万元以上）的全套随机技术文件。

（六）科研类：由科研科负责立卷归档。归档范围按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂时规定》（国档发〔1987〕6号文件）执行。

（七）产品生产类：由产品开发等部门立卷归档。归档范围主要包括学校自行研制、试制产品，样品的文件材料及在生产过程中形成的事件材料、样品和样品照片、录像带等。

（八）出版物类：由学报编辑出版的学报、校报的审稿单、原稿、样书及出版发行记录。

（九）外事类：由主管外事的负责人立卷归档。归档范围主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内办的）、出国考察、进修及学校聘请的外籍教师在教学及其他有关活动中形成的文字材料等。

（十）财会类：由财务处立卷归档。归档范围按财政部、国家档案局发布的《会议档案管理办法》（财预字〔1984〕85号文件）执行。

（十一）声像类：由宣传部及各主办活动的单位立卷归档。归档范围是本校与外单位进行或组织的各项活动中形成的有保存价值的声像资料。

第十四条 归档时间

（一）党群、行政类部门和按年度归档的部门在次年六月底前归档；

（二）教学部门和按学年度归档的部门在次年度寒假前归档；

（三）科研、基建等部门，在项目完成后两个月归档。

第十五条 凡个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定向综合档案室移交，集中统一管理，任何个人不得据为己有。第四章 档案管理

第十六条 综合档案室对移交入库的档案进行必要的加工整理，按照国家教委制定的统一分类方法的要求进行分类、编号和上架排列。

第十七条 综合档案室根据国家有关规定，编制本校党政、教学、科研等档案保管期限表，经校主管领导批准后执行、并报有关档案主管部门备案。

第十八条 综合档案室定期对已超过保管期限的档案进行鉴定并由有关人员组成鉴定小组，对已失去保存价值的档案，征得档案产生部门的同意并造册报校主管领导批准后，予以销毁，未经领导小组鉴定和领导批准，不得销毁任何档案。

第十九条 综合档案室要重视研究和改进档案的保护技术，对库房档案每年全面查看一次，发现破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制。

第二十条 对档案的收进和移出全宗和案卷数量、档案的利用等情况，由综合档案室进行统计，并报有关档案主管部门。

第二十一条 档案库房的技术管理工作，按《湖北工程学院档案库房管理规定》执行。第五章 档案的利用与开放

第二十二条 综合档案室的档案向全校和社会开放，凡来档案室利用档案的师生员工或社会各单位及个人均应遵守“孝感学院档案利用制度”。

第二十三条 档案室要为档案利用者提供档案目录、全宗指南。

第二十四条 档案室按国家标准做好著录，做到检索规范化。

第二十五条 采取多种形式，加强档案库藏内容、《档案法》、《保密法》的宣传。

第二十六条 档案在保管利用和开发过程中的保密问题，按《湖北工程学院保密管理办法》执行。

第二十七条 积极开展编研工作，促进档案信息的传递，充分发挥档案信息和利用。

第二十八条 要加强档案利用效果的登记，认真填写《档案利用效果登记表》。第六章 考核、奖励和处罚

第二十九条 综合档案室在主管校领导、校办领导下，对全校档案工作定期进行检查、考核和评估。检查结果在全校通报，对工作好的单位和优秀的工作人员，予以表彰。

第三十条 对于没有达到学校档案工作有关要求的，限期整改；对于违反规章制度的，按有关规定处理。违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。第七章 附 则

第三十一条 本办法经主管领导批准，从公布之日起施行。

第三十二条 本办法由综合档案室负责解释。(责任编辑：WJH)