湖北工程学院档案分类方案、归档范围和保管期限表
一．党群类
DQll 党务综合_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级及本校党组织有关党的建设的文件材料
(1)针对本校党务工作的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲 永久
话稿；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍
大会选举办法、选举结果和上级批复等
(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况、情况反映记录、小组会议记录等 30年
(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样 10年
3、党委工作规划、计划、报告、总结 永久
4、以党委名义召开的有关会议材料 永久
(1)党委会、常委会、党委扩大会、常委扩大会、分党委（党总支）书记会议记录、
纪要、决定及讨论通过的文件
(2)党委成员民主生活会、党委中心学习小组会议记录
5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久
6、上级领导来校视察、调研、检查学校工作时的文件材料 永久
7、党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿 永久
8、党委工作大事记 永久
9、本校关于党务工作向上级的请示及批复 永久
10、本校启用(废止)印章的通知和印模 永久
11、党群系统重要统计资料 永久
12、党委工作简报、情况交流、情况反映等 30年
13、党委各部、委报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 30年
14、党委保密、秘书工作的有关文件 30年
15、重要的群众来信来访及处理材料 30年
16、党委与有关机关联系、协商工作的重要来往文件 30年
17、党史研究工作的有关材料 30年
18、分党委(党总支)工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议 30年
记录和统计表
19、其它重要的文件材料 永久
或30年
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DQl2 纪检、监察、审计
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级及本校纪委有关纪检工作的文件材料
(1)针对本校纪检工作的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校纪检工作的规章制度 30年
3、本校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计报表 永久
4、纪委会议记录及纪委召开的重要会议讨论通过的文件材料 30年
5、党员处分决定及复查材料 30年
6、群众来信来访及处理意见 10年
7、上级及本校有关监察、审计工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
8、本校监察、审计工作的规章制度 30年
9、本校监察、审计工作计划、报告、总结 30年
10、本校监察、审计工作统计年报及重要报表 30年
11、其它重要的文件材料 永久
或30年
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DQl3 组织
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级及本校关于组织工作的文件材料
(1)针对本校组织工作的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校组织工作的规章制度 30年
3、本校组织工作计划、报告、总结、调查材料 30年
4、本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久
5、关于干部任免的决定、批复、通知及呈报表 永久
6、关于干部调动和离休的报告、决定、批复 30年
7、党员和党组织年度统计报表 永久
8、副处级以上干部名册 永久
9、干部考核材料 30年
10、落实政策的有关材料 30年
11、本校关于组织工作向上级的请示及批复 永久
12、党员名册、发展新党员及预备党员转正的文件材料 30年
13、分党委、党总支、支部委员名册 30年
14、分党委、党总支、支部改选报告、审批材料 30年
15、党员退党、预备党员取消资格的决定 30年
16、党员出国的报告及批复 30年
17、党员组织关系转进、转出的介绍信及存根 30年
18、评选先进党支部、优秀党员的事迹材料及名单 30年
19、上级关于老干部工作的文件材料
(1)需要长期执行的 30年
(2)需要短期执行的 10年
20、本校老干部工作计划、总结、报告、规章制度、年度统计报表 30年
21、党校工作计划、总结、报告、规章制度 30年
22、党校学员名单及考试成绩 30年
23、其它重要的文件材料 永久
或30年
DQ14 宣传教育
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关宣传工作的文件材料
(1)针对本校宣传工作的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校宣传工作计划、总结、报告、决定、通知 30年
3、本校宣传工作的规章制度 30年
4、教职工政治思想工作计划、动态及调查材料 30年
5、理论学习的决定、通知、计划、总结 30年
6、反映学校重要活动的简报、图表、照片、底片及音像制品 永久
7、本校宣传教育工作先进事迹材料及名单 30年
8、本校关于精神文明创建工作的文件 30年
9、上级有关学生思想政治工作的文件 30年
10、本校有关学生思想政治工作的计划、总结、报告、决定、通知、条例 永久
11、学生思想政治工作典型调查材料及统计 30年
12、各院学生思想政治工作人员名单 30年
13、其它重要的文件材料 永久
或30年
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DQl5 统战
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关统战工作的文件材料
(1)需要长期贯彻执行的 30年
(2)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校统战工作计划、总结、报告、决定、通知 30年
3、本校统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
4、统战工作表彰先进的事迹材料及名单 30年
5、本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 永久
6、本校各民主党派成员和负责人名单及有关材料 30年
7、台、港、澳和侨务工作材料 30年
8、统战工作重要会议记录 30年
9、其它重要的文件材料 永久
或30年
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DQl6 工会
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关工会工作的文件材料
(1)需要长期贯彻执行的 30年
(2)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校工会工作计划、总结、报告、决定、通知及规章制度 30年
3、本校工会工作统计报表 30年
4、会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会
发言等文件) 30年
5、表彰工会先进集体、个人的事迹材料及名单、劳模材料 30年
6、处分工会会员的有关材料 30年
7、工会委员会会议记录、纪要 30年
8、基层工会干部名册 30年
9、会员名册 30年
10、特困教职工名单 10年
11、劳动纠纷调解材料 10年
12、妇女、家属、计划生育工作的材料 30年
13、本校关于工会工作向上级的请示及批复 永久
14、其它重要的文件材料 30年
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DQ17 团委
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关团的工作文件材料
(1)需要长期贯彻执行的 30年
(2)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校团委工作计划、总结、报告、决定、通知及规章制度 30年
3、本校团委工作统计报表 30年
4、本校团代会、学代会文件材料(通知、名单、议程、工作报告、领导讲话稿、大会
发言稿、讨论通过的文件、决议、纪要、上级批复等) 永久
5、本校关于团的工作向上级的请示及批复 永久
6、表彰先进团支部、优秀团员的材料 30年
7、团干部、团员名册 30年
8、处分团员的材料及复查材料 30年
9、批准入团、离团材料及名单 30年
10、团委会议记录 30年
11、学生会有关材料 30年
12、分团委有关材料 30年
13、团委牵头进行的重大活动的有关材料 30年
14、本校各种学生社团组织名称、名单、章程、刊物 30年
15、学生社团活动、社会实践有关材料 30年
16、其它重要的文件材料 30年
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二．行政类
XZll 行政综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关高校行政管理的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、全校性的规章制度 永久
3、学校年度、学期工作计划、报告、总结 30年
4、校长办公会议、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
5、校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永久
6、全校性的工作会议、座谈会有关材料 30年
7、校领导在校内的重要讲话稿和参加上级机关召开的重要会议的发言稿及声像材料 30年
8、上级领导来校视察、检查工作的有关材料 永久
9、上级召开的与本校有关的重要会议材料 永久
10、本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
11、 学校综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料 永久
12、本校向上级的请示及批复 永久
13、有关全校性工作的调查材料和经验总结 30年
14、本校统计年报表及统计资料汇编 永久
15、本校教师、职工代表大会文件材料
(1)教代会、职代会的通知、名单、议程、工作报告、领导讲话稿、大会发言稿、候选
人情况介绍、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、上级批复、重要声像材料等 永久
(2)重要的贺电、贺信、提案 30年
(3)会议参考文件、会议筹备工作和服务机构材料 10年
16、本校历史沿革、情况介绍 永久
17、本校大事记 永久
18、本校工作简报、通讯、情况交流 10年
19、校庆工作有关材料 永久
20、校史工作有关材料 永久
21、校友工作有关材料 30年
22、群众来信来访及处理材料 10年
23、上级有关本校院、系、所、中心工作的来文 10年
24、校办协调、督办工作文件材料 10年
25、校际往来材料 10年
26、普选工作材料 10年
27、其它重要的文件材料 永久
或30年
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XZl2 人事
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级机关有关人事工作的文件 30年
2、 本校人事工作的规章制度 30年
3、 人事工作计划、报告、请示与批复、总结、调查材料、会议记录 永久
4、 校内机构设置、调整、人员编制、岗位职责、计划报告及上级批复等材料 永久
5、 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久
6、 中央政府、部、省、市、学校表彰和奖励先进集体、先进个人的材料 永久
7、 教职工违纪处分、撤销处分的决定、调查材料 30年
8、 人事统计年报表、动态月报表、季报表 永久
9、 教职工名册（分单位名册、分类名册等）登记表 永久
10、 教职工调动工作（调进、调出、校内调动）的商调函、通知、转移行政、
工资关系介绍信及存根等材料 30年
11、 教职工录用、聘用、转正、定级名单及材料 30年
12、 教职工转正定级、调资材料及教职工工资名册、工资调整名册 30年
13、 教职工考核、评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（附审批表） 30年
14、 学校与教职工之间的合同、协议书等材料 永久
15、 教职工出国探亲、学习、援外及支援边远地区的材料 30年
16、 教职工退职、除名、复职、离休、退休、返聘等材料 30年
17、 教师管理工作计划、规定、总结、报告等材料 永久
18、 教师进修、在读硕、博士名册、登记表及计划、总结等材料 30年
19、 教师工作量的规定及执行情况 30年
20、 教师业务考核材料 30年
21、 分配来校工作的中专以上毕业生派遣证、报到证 30年
22、 教职工工伤、死亡、抚恤、善后处理等材料 30年
23、 发放教职工岗位津贴、课时津贴及抚恤金、困补等各种福利开支的材料 30年
24、 使用临时工、残疾人安置等材料 30年
25、 教职工来信、来访、申诉、复查等材料 30年
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XZl3 武装、保卫
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级有关公安保卫工作的文件材料 30年
2、 本校公安保卫工作方面的规章制度、简报 30年
3、 公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永久
4、 校内各种治安案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批复、判决书 30年
5、 校内有关治安案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复 30年
6、 要害部门的安全保卫、消防工作 30年
7、 学校重大事故的调查、旁证、报告、处理结果等材料 30年
8、 出国、出境申请及审批材料 30年
9、 居委会、居民户籍管理等材料 30年
10、 上级有关武装、人防、预备役、军训工作的文件材料 30年
11、 武装部的规章制度、计划、总结、调查报告 30年
12、 武装部工作统计年报及重要报表 永久
13、 复员、转业、退伍军人、 军烈属名册和登记表 永久
14、 新生军训计划、实施方案、总结表彰、照片及底片、录像、录音、光盘等材料 30年
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XZl4 总务
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关总务工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校总务工作的规章制度 30年
3、本校总务工作规划、计划、报告、总结 30年
4、本校总务工作统计报表 30年
5、本校关于总务工作向上级的请示及批复 永久
6、协议书、任务书、合同、鉴定、病历、决算报表、统计报表 永久
7、教职工公费医疗、医疗保险、体检、保健等方面的材料 30年
8、绿化、爱国卫生、生态环保工作计划、总结、规定等方面的文件材料 30年
9、房屋管理、调配使用、产权确定、转移等工作的规定、计划、总结协议、 合同等材料 30年
10、劳动服务、房屋租赁等规章制度、计划、总结、报告、统计报表等 30年
11、修缮中心规章制度、计划、总结、报告、统计报表等 30年
12、水电中心规章制度、计划、总结、报告、统计报表等 30年
13、饮食中心规章制度、计划、总结、报告、统计报表等 30年
14、车辆管理规章制度、计划、总结、报告、统计报表等 30年
15、水电管理的有关材料 30年
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XZl5 档案、图书、文博
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关档案、图书、文博工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校档案、图书、文博工作的规章制度 30年
3、本校档案、图书、文博工作规划、计划、报告、总结 30年
4、本校档案、图书、文博概况、发展规划、工作统计报表 永久
5、本校关于档案、图书、文博工作向上级的请示及批复 永久
6、本校档案、图书、文博部门与院外交流的有关材料 永久
7、其它重要的文件材料 永久
或30年
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三．教学类
JXll 教学综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关教学工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要长期贯彻执行的 10年
2、学校教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久
3、学校教学规划、教学实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结 永久
4、有关教学的统计报表 永久
5、联合办学材料 永久
6、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30年
7、学生文体工作有关材料(校级以上运动会、竞赛活动等材料) 30年
8、重大活动照片档案及文字说明材料 永久
9、学校语言文字、电教工作有关材料 30年
10、非学历教育的培训班、进修班材料（函授、成人教育） 30年
11、其它重要的文件材料 永久
或30年
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JX12 学科与实验室建设
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、学科建设的文件材料
(1)上级有关学科、专业设置的文件材料 30年
(2)本校有关本、专科专业设置、调整、撤销、合并的报告及上级批复 永久
(3)学科、专业评估、申报、审批材料 永久
(4)学科、专业统计报表 永久
2、实验室建设的文件材料
(1)上级有关实验室建设的文件材料 30年
(2)本校实验室建设计划、总结 30年
(3)实验室论证、评估、申报、审批材料 永久
(4)实验室建设统计报表 永久
3、其它重要的文件材料 永久
或30年
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JXl3 招生
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关招生工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、招生工作计划、总结、报告及上级批复 30年
3、有关省市生源计划 30年
4、招生简章、专业介绍等招生宣传材料 30年
5、新生录取材料及新生名单 永久
6、各类学生保留、取消入学资格名单及有关材料 30年
7、委托培养计划及合同协议书 30年
8、其它重要的文件材料 30年
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JX14 学籍管理
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关学籍管理工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、新生入学登记表 永久
3、在校学生生名册 永久
4、学生成绩总册 永久
5、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学等) 30年
6、学生奖励材料(优秀学生、先进班级等) 30年
7、获得各种奖学金、贷学金、助学金、特困补助的学生名册 30年
8、学生违纪、违法的处分决定及有关材料 30年
9、其它重要的文件材料 30年
JXl5 课堂教学与教学实践
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、各专业教学计划、教学大纲、培养方案 永久
2、课程建设要求及安排，校历表，课表，试题 30年
3、典型教案、重要备课记录 30年
4、教学实习、生产实习计划、总结 10年
5、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 10年
6、其它重要的文件材料 30年
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JX16 学位
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级、本校有关本科生学位工作的文件材料
(1)需要长期贯彻执行的 30年
(2)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校学位评定条例、办法及计划、总结 30年
3、学位委员会人员名单、调整名单、报告及批复 30年
4、学位委员会会议记录、决定 永久
5、本科生优秀学位论文 30年
6、其它重要文件材料 30年
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JX17 毕业生
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关本、专科生毕业分配工作的文件材料
(1)针对本校的 永久
(2)需要长期贯彻执行的 30年
(3)需要短期贯彻执行的 10年
2、本校毕业分配工作计划、总结 30年
3、毕业生供需计划、合同、统计、就业协议书 30年
4、毕业分配方案及派遣名册 永久
5、毕业证书、学位证书、派遣证领取签收册 永久
6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30年
7、因各种原因补发的毕业证书名单、开具的学历证明存根及申请报告 永久
8、毕业生档案转递单 永久
9、其它重要的文件材料 30年
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JX18教材
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、本校自编或以本校为主组织编写的教材 30年
2、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30年
3、各专业使用的教材目录 30年
4、各专业编写出版的系列教材 30年
5、评选优秀教材有关材料及获奖名单 30年
6、其他有保存价值的自编参考资料 10年
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附录：存二级学院教学类档案_______________________________________________________________________________________________
序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、本科生毕业论文及评审意见 30年
2、各学科、专业试题库 30年
3、典型教案、重要备课记录、任课教师安排、课程进度表 30年
4、优秀实习报告 10年
5、专业教学检查、调查材料及总结 10年
6、教师工作量核算、登记材料 10年
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四．科学研究类
KYll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级机关有关科研工作或召开科研会议的文件 30年
2、 本校科研工作会议及科研处、重点学科办召开会议的记录、会议文件等材料 30年
3 科研工作计划、总结、报告、成果奖励办法、重要科研活动 声像资料 永久
4、 科研成果等级评定、奖励情况 永久
5、 科研论文、论著等级评定文件材料 永久
6、 申报科研成果的论文、专著、工具书、实物等科研成果原件 永久
7、 科研成果目录、年鉴、成果汇编 永久
8、 科研简报、科研信息、科研情况简介等材料 30年
9、 上级机关下达的科研计划、科研经费、学科基金 永久
10、 本校申报科研经费、经费分配计划与使用情况的报告、批复及通知 永久
11、 申报科学基金、学科基金的报告、批复及年度会计表 永久
12、 各专业学科开展学术讨论、交流经验的报告、通知等文件材料 30年
13、 本校与国外开展科研活动及参加国际学术会议的文件材料 永久
14、 各学会组织进行学术活动的计划、安排、情况报告、通知、人员名单 30年
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KYl2－1 科研准备阶段
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 开题报告与课题调研论证材料 30年
2、 任务书、合同、协议书 永久
3、 课题研究计划、设计 30年
4、 计划执行情况、计划调整或撤销报告 10年
5、 课题投资和预决算材料 10年
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KYl2－2 科研实验阶段
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 实验、观测、调查、考察的各种原始记录 永久
2、 数据处理材料、包括计算机处理材料 永久
3、 研究工作阶段小结年度报告 30年
4、 配套的照片及底片、录像、录音、幻灯片、光盘 永久
5、 样品、标本等实物的目录 永久
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KYl2－3 总结鉴定阶段
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 研究报告 永久
2、 论文、专著 永久
3、 专家评审意见 永久
4、 鉴定会材料（鉴定代表名单、会录、鉴定意见） 30年
5、 鉴定证书 永久
6、 课题工作总结 30年
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KYl2－4 申报奖励阶段
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 科研成果登记表 永久
2、 科研成果报告表 永久
3、 科研成果奖励申报与审批材料 永久
4、 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永久
5、 正式出版的学术论文评审材料获奖证书 永久
6、 成果宣传报导材料 10年
7、 对外学术交流材料 30年
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KYl2－5 推广应用阶段
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 转让合同、协议书 永久
2、 生产定型鉴定材料 永久
3、 成果引用或投产反馈意见 10年
4、 推广应用方案及实施情况 30年
5、 推广试生产的设计文件、工艺文件 30年
6、 成果宣传报告材料 10年
7、 对外学术交流材料 30年
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五．基建类
JJll 基建综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级有关基建工作的各种文件 30年
2、 本校基建工作规章制度、计划、总结、报告、批复、简报 30年
3、 基建工作总体规划、年度、季度统计报表 永久
4、 基建工程财务预、决算 30年
5、 基本建设规划（含总体规划图、设计总平面图、总平面图、红线图、土地证、审批证等） 永久
6、 水、电、煤气管道、电话、电视、电缆分布图 永久
7、 地质勘探、地形测量材料 永久
8、 基建处与有关单位签订的合同、协议书 永久
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JJl2-1 可行性研究
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 项目建议书及上级批复 永久
2、 可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告 永久
3、 设计任务书及计划任务书 永久
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JJl2-2 设计基础
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、
重要土岩样及说明 永久
2、 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久
3、 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久
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JJl2-3 设计文件
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 技术设计、技术秘密材料、专利文件 永久
2、 施工图设计 30年
3、 设计计算书 30年
4、 关键技术实验 永久
5、 总体规划设计 永久
6、 设计评价、鉴定及审批 永久
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JJl2-4 工程管理文件
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 征用土地批准文件及红线图、移迁、补偿协议书 永久
2、 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁、施工执照 永久
3、 环保三同时、消防、卫生等文件 30年
4、 水、电、暖气、煤气、电话、电视、互联网等供应协议书 永久
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JJl2-5 施工
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 土地施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要 30年
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工安全措施 30年
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年
(4)建筑材料实验报告 30年
(5)设计变更、材料仿用核定审批 永久
(6)施工定位测量、土、岩实验报告、基础处理、施工图 永久
(7)隐蔽工程验收记录、工程记录及测试记录、事故处理报告 永久
(8)工程检查、评定、交工验收记录证明 30年
(9)竣工报告、竣工验收报告 永久
2、 设备及管线安装施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要 30年
(2)设计变更、工程更改、材料设备代用审批 30年
(3)焊接试验记录、报告、施工检验记录、隐蔽工程检查验收记录 30年
(4)强度、密闭性试验报告、设备调试记录 30年
(5)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年
(6)交工验收记录证明、工程质量评定 30年
(7)竣工报告、竣工验收报告 30年
3、 电气、仪表安排施工文件
(1)开工报告、工程技术要求、图纸会审 30年
(2)调试、整定、性能测试和校核 30年
(3)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年
(4)交工验收记录、工程质量评定 30年
(5)竣工报告、竣工验收报告 30年
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JJl2-6 竣工验收
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 竣工验收报告 永久
2、 全部竣工图纸 永久
3、 项目质量评审材料 永久
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JJl2-7 基建财务、器材管理
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 财务计划、年度计划 10年
2、 工程概算、预算、决算 永久
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六．产品生产与科技开发类
CPll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级有关产品生产与科技开发管理的文件材料 30年
2、本校产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 永久
3、本校为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表 30年
4、本校产品生产与科技开发工作的请示、报告、批复、批示 30年
5、与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料 30年
6、其它重要的文件材料 30年
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CPl2－1销售管理
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、产品用户清册 30年
2、产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 30年
3、用户反馈的产品技术文件材料 30年
4、产品说明书、宣传品、广告样张 30年
5、产品用户交验协议 30年
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CPl2－2产品计划准备阶段材料
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级
指示批文 30年
CPl2－3产品生产设计（研制）阶段材料
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、总体方案设计材料 30年
2、全套设计定型图纸 30年
3、技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 30年
4、通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 30年
5、阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复 30年
6、产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 30年________________________________________________________________________________
CPl2－4产品生产试制与鉴定阶段材料
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、试验大纲、试验记录及试验工作总结 30年
2、鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 30年
3、试验规程和记录、样机底片、照片等 30年
4、得奖材料、专利材料 30年
5、论文、专著 30年________________________________________________________________________________
CPl2－5产品生产阶段材料
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 30年
2、全套工艺定型图纸、技术条件说明书 30年
3、工艺说明书、工艺规程、工艺路线、实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺材料30年
4、材料定额和代用单，工时定额 10年
5、生产定型报告及批复 30年
6、重大质量事故分析，重要联席会议纪要 30年
7、各种更改单及技术通知单 30年
8、生产工作总结报告、技术工作总结报告 30年________________________________________________________________________________
七．仪器设备类
SBll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级机关有关仪器、设备的文件材料 30年
2、 本校关于仪器、设备、物资管理、实验室等工作的规章制度等文件材料 30年
3、 资产管理处工作计划、报告、总结、调查材料及上级批复 30年
4、 仪器、设备购置计划、报告及分配方案 30年
5、 各种仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、降档使用、调拨报告和批复 30年
6、 清交核资工作计划、报告、总结、国有资产清单及年报表 30年
7、 实验室发展规划、实验室建设报告、方案等材料 30年
8、 资产管理处的各类统计报表 永久
9、 价值五万元以上及高、精、尖、稀的仪器、设备的有关资料 30年
10、 新增仪器、设备清单 30年
11、 每年仪器设备报废清单 30年
12、 清产核资一览表 30年
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SBl2 仪器设备
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 订购仪器、设备的申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导
批复和准购批示 30年
2、 订购仪器设备合同、会谈纪要、记录及重要来往函件 30年
3、 进口设备过程中有关的技术商务文件 30年
4、 仪器、设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录 30年
5、 仪器、设备的安装、调试记录、验收报告、双方签字移交文件、保修单 30年
6、 索赔来往函件及结果文件材料 30年
7、 仪器、设备说明书及全套随机文件材料与设备共存 30年
8、 仪器、设备使用与维护记录本与设备共存 30年
9、 仪器、设备事故报告、事故的调查分析材料及处理意见与设备共存 30年
10、仪器、设备改造资料（包括改进方案、论证材料、审批文件、设计技术资料、
鉴定、验收、总结等）与设备共存 30年
11、仪器、设备清单 30年
12、每年仪器设备报废清单 30年
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八．出版类
CBll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级有关编辑出版工作的文件 30年
2、 上级召开的编辑出版工作会议文件 10年
3、 本校编辑出版工作规章制度、规划、计划、报告、总结、重要会议纪录 30年
4、 每年出版物统计表 永久
5、 编辑出版部门形成的文件材料 30年
6、 各编辑出版单位的获奖材料 永久
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CBl2 出版物项目（报纸、刊物、书稿、音像）
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 编辑出版合同、协议书 30年
2、 出版工作计划、决定、批示、重要会议记录 30年
3、 作者原稿（含照片、手迹原件）及出版部门审稿单 30年
4、 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 30年
5、 封面设计图样、重要人物的题词手迹等材料 30年
6、 出版通知单、书刊、音像出版社物样品 永久
7、 出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单 30年
8、 获奖或受查处情况的文件材料 30年
9、 有参考价值的读者来信、重要评论 10年
10、再版修改意见 10年
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九．外事类
WSll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、级有关外事工作的文件材料 30年
2、本校外事工作计划、总结、简报、重要请示报告及上级批复 30年
3、外事工作统计报表 永久
4、外事工作规章制度 30年
5、学校外事工作会议有关材料 30年
6、其它重要的文件材料 永久
或30年
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WSl2 出国
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级对出国（境）人员的有关文件材料 30年
2、本校出国（境）人员考察、访问、进修、讲学的计划、工作汇报、总结等材料 30年
3、出国（境）考察、访问、讲学、进修人员的申报报告、申请表、审批材料、推荐信、邀请
信、讲稿、研究成果论文、各类证书（影印件） 永久
4、出国（境）参加国际学术会议人员的申请报告、申请表、审批材料、提交论文 永久
5、每年出国考察、访问、讲学、进修情况统计表 永久
6、国际比赛、竞赛 30年
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WSl3 来校
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来函件 30年
2、本校邀请国内外专家、学者、教师来校参观、交流、访问、讲学的请示、批复、审批
材料、邀请函、到职通知书、 情况汇报、总结等材料 永久
3、外籍专家、学者、教师来校讲学的名单及有关教学、学术活动资料、管理资料 永久
4、国（境）外党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 30年
5、国际比赛、竞赛 30年
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WSl4 国际合作与会议
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 本校与国（境）外学校团体建立校际合作关系的请示、批复、合同或协议、项目纪要
材料、备忘录、重要来往函件 永久
2、 完成的国际合作项目、成果等材料 永久
3、 授予外籍人员名誉称号的报告、批复、登记表、外宾名册 永久
4、 双方互赠的礼品、纪念品及礼品、纪念品登记册 30年
5、 国（境）外高校、团体、专家及知名人士的贺电、贺信及礼节性往来信函等材料 30年
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十．财会类
CKll 综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级有关财务会计工作的文件材料 永久
2、 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 30年
3、 财务工作规章制度 30年
4、 基金管理办法、资金发放规定 30年
5、 财务税收、财务大检查的有关文件材料 30年
6、 财务会计达标的有关文件材料 30年
7、 会计档案移交清册 永久
8、 会计档案销毁清册 永久
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CKl2会计报表
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 决算会计报表（含基建综合决算） 永久
2、 预算会计报表 10年
3、 年度以上规划表、分配计划、测算表 30年
4、 年度以上各种统计报表（含工资报表） 10年
5、 季度以上各种计划、统计报表 10年
6、 医院、成教学院等二级单位核算汇总表 30年
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CKl3 会计账簿
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 涉及外事会计账簿 永久
2、 总账 30年
3、 预算内账簿（含明细账、分户或登记账） 10年
4、 预算外账簿（含明细账、分户或登记账） 10年
5、 学校专项基金账目 10年
6、 日记账 10年
其中：现金、银行存款日记账 30年
7、 固定资产明细账（卡片） 10年
（固定资产报废清理后保管五年）
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CKl4 会计凭证
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 涉及外事的会计凭证 永久
2、 预算内各种原始凭证、记账凭证 10年
3、 预算外各种原始凭证、记账凭证 10年
4、 学校基金各种原始凭证、记账凭证 10年
5、 会计拨款凭证 10年
6、 银行对外账单 10年
7、 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 10年
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CKl5 工资清册
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、工资发放名册、卡片 永久
2、工资转移、证明、通知存根 30年
3、各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 10年
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声像类
SX11声像综合
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、 上级领导来校参观、视察、考察工作的照片及底片、录像、录音、光盘 永久
2、 本校各种代表大会照片及底片、录像、录音、光盘 永久
3、 各种外事活动的照片及底片、录像、录音、光盘 永久
4、 各种重要会议、重要活动的照片及底片、录像、录音、光盘 永久
5、 重要科研成果样品照片及底片、录像、录音、光盘 永久
6、 学生社会实践、毕业实习、学术讲座、辩论演讲、文娱体育等校内外活动及大型竞赛活动
有代表性的照片及底片、录像、录音、光盘 永久
7、 历届毕业生（含成教、专、本等）合影照片及底片、校友返校回访活动、
校庆活动照片及底片、录像、录音、光盘 永久
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实物类
SW实物档案
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、本校使用过的重要印章 永久
2、本校获得的各种奖品、奖状、奖匾、奖杯、奖章 永久
3、各级领导、知名人士的赠品、字画 永久
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(责任编辑：WJH)
